Interpelacja w sprawie określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF

Interpelacja posła Janusza Kowalskiego z dnia 25 lipca 2025 roku w sprawie niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF.

W związku z wejściem w życie obowiązku korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i zbliżającym się terminem jego obligatoryjnego stosowania, rośnie liczba wątpliwości praktycznych i prawnych związanych z funkcjonowaniem nowego systemu fakturowania. Jednym z najczęściej zgłaszanych problemów jest kwestia niejednoznacznego określenia momentu wystawienia faktury w systemie KSeF, a tym samym powstania obowiązku podatkowego, prawa do odliczenia VAT oraz wykazania przychodu w podatku dochodowym.

Obowiązujące przepisy i komunikaty resortu wskazują, że datą wystawienia faktury w KSeF ma być data jej przesłania do systemu, tj. chwila, w której faktura zostaje skutecznie zarejestrowana przez KSeF. To rozwiązanie prowadzi jednak do licznych komplikacji w sytuacjach, w których faktura została przygotowana wcześniej, ale z różnych względów – technicznych, organizacyjnych lub infrastrukturalnych – została przesłana do KSeF z opóźnieniem. Taki stan prawny może skutkować m.in.:

• niezgodnością dat wykazywanych w dokumentacji handlowej i księgowej,
• opóźnieniem w rozpoznaniu przychodu lub kosztu,
• utrudnieniem w realizacji prawa do odliczenia VAT po stronie nabywcy,
• zwiększonym ryzykiem korekt i nieprawidłowości w rozliczeniach miesięcznych.

Dodatkowo, przepisy wykonawcze oraz wytyczne techniczne nie przewidują jednoznacznego mechanizmu rozstrzygania rozbieżności między datą faktycznego wystawienia faktury (np. w systemie księgowym podatnika), a datą zarejestrowania jej w KSeF. Powoduje to realne ryzyko chaosu interpretacyjnego, a w konsekwencji – sporów z organami podatkowymi i niepotrzebnego obciążenia sądownictwa administracyjnego.

Wprowadzenie KSeF stanowi ogromną zmianę dla polskich przedsiębiorców i administracji skarbowej. Wymaga ona nie tylko dopracowania technicznego systemu, ale przede wszystkim spójnych i jednoznacznych przepisów prawa, które nie pozostawią pola do arbitralnych interpretacji ani nie będą rodziły nieproporcjonalnych sankcji za działania niezawinione. Wyjaśnienie powyższych kwestii ma zatem kluczowe znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa prawnego podatników i prawidłowego funkcjonowania nowego modelu fakturowania elektronicznego.

Mając na uwadze powyższe, poseł Janusz Kowalski zwrócił się o odpowiedź na następujące pytania:

1. Czy Ministerstwo Finansów i Gospodarki dostrzega ryzyko, że obecne przepisy utożsamiające datę wystawienia faktury z datą jej przesłania do KSeF mogą prowadzić do niezamierzonych skutków podatkowych dla sprzedawców i nabywców?

2. W jaki sposób resort planuje zlikwidować niejasności interpretacyjne dotyczące momentu wystawienia faktury, zwłaszcza w sytuacjach opóźnień technicznych lub awarii systemu KSeF?

3. Czy przewidziane są rozwiązania przejściowe lub okresy tolerancji w przypadku faktur, które zostały wygenerowane, ale jeszcze nie przekazane do KSeF, lecz muszą być uwzględnione w rozliczeniach miesięcznych?

4. Jak resort ocenia wpływ obecnego brzmienia przepisów na linię czasu odliczenia VAT: czy data przesłania faktury do KSeF może blokować lub opóźniać prawo do odliczenia podatku po stronie nabywcy?

5. Czy analizowano scenariusze, w których moment wystawienia faktury w systemie KSeF nie pokrywa się z faktycznym terminem wykonania usługi lub dostawy – i jakie rekomendacje w takich przypadkach przewiduje ministerstwo?

6. Czy istnieje plan wprowadzenia sankcji regulujących odpowiedzialność za opóźnienia w przekazywaniu faktur do KSeF, oraz czy będą one dostosowane do specyfiki działalności podatników (np. mikro i małych przedsiębiorstw)?

7. Jakie działania komunikacyjne i edukacyjne zamierza podjąć ministerstwo, aby przedsiębiorcy zostali świadomie poinformowani o zmianach związanych z momentem wystawienia faktury i wynikających z tego konsekwencjach rozliczeniowych?

8. Czy przewidziano w KSeF lub w powiązanych aktach prawnych procedury korygujące w przypadkach, gdy z przyczyn technicznych faktura została przesłana z opóźnieniem, co mogłoby skutkować niewłaściwą datą wystawienia?

Oto odpowiedź Ministerstwa Finansów z dnia 14 sierpnia 2025 roku:

Zgodnie z regułą podstawową ujętą w art. 106i ust. 1 ustawy o VAT fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Zgodnie z art. 19a ust. 1 ustawy o VAT regułą generalną jest powstanie obowiązku podatkowego z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. W konsekwencji, dla zastosowania tych reguł generalnych, podatnik musi każdorazowo ustalić moment dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi, dlatego że – po pierwsze – w tym momencie powstaje obowiązek podatkowy, a po wtóre – moment ten wyznacza ramy czasowe dla wystawienia faktury dokumentującej tę czynność.

Jeżeli więc dostawa towarów została dokonana np. 11 stycznia, to obowiązek podatkowy powstanie 11 stycznia, natomiast faktura winna zostać wystawiona do 15 lutego. Podatnik rozliczający się w okresach miesięcznych podatek należny wynikający z przedmiotowej dostawy powinien rozliczyć w rozliczeniu za styczeń, a zatem w rozliczeniu składanym do 25 lutego. Analogiczną regułę ustawodawca przewiduje w odniesieniu do płatności otrzymanych od podatnika przed dokonaniem czynności. Zgodnie z art. 106i ust. 2 ustawy o VAT, jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zapłatę.

Opóźnienie wystawienia faktury nie powoduje co do zasady przesunięcia obowiązku podatkowego po stronie wystawiającego, natomiast może przesunąć moment dokonania odliczenia podatku naliczonego po stronie nabywcy. W tym miejscu należy wskazać, że KSeF przyspieszy dotarcie faktury do kontrahenta, ponieważ nabywca otrzyma fakturę w tym samym dniu, w którym wystawca ją wystawi. Faktura będzie otrzymana w dniu przydzielenia przez KSeF numeru identyfikującego tę fakturę, a przydzielenie numeru będzie odbywać się niezwłocznie. Wydaje się więc, że podatnik niekorzystający z KSeF dostarczy fakturę nabywcy zdecydowanie później niż w przypadku korzystania z systemu (np. przy dostarczeniu pocztą lub kurierem).

Podstawową zasadą działania KSeF będzie otrzymywanie i odbieranie faktury w systemie, co zapewni szybkość i pewność dostępu do faktury oraz prawidłowość udokumentowania i rozliczenia transakcji przez nabywcę. KSeF przewiduje wyjątki w zakresie otrzymania faktury poza systemem – w sposób uzgodniony, wystawca będzie przekazywał fakturę do zagranicznego podatnika oraz do konsumenta. Powszechny system e-faktur spowoduje szybsze otrzymywanie dokumentów, zagwarantuje ich pewne dotarcie do kontrahenta i umożliwi sprawdzenie treści w centralnej bazie Ministerstwa Finansów. Jeden standard e-faktury to oszczędności dla firm, usprawnienie płatności i ograniczenie ryzyk związanych z przyjmowaniem dokumentów od kontrahentów.

Ad. 1. W Ministerstwie Finansów analizowano przypadki i ryzyka związane m.in. z datą wystawienia faktury. Ponieważ zasady dotyczące obowiązku podatkowego ani terminy wystawiania faktur nie ulegają zmianie, ryzyk podatkowych nie stwierdzono. Określenie daty wystawienia faktury wg daty jej przesłania dotyczy wyłącznie trybu online. W trybach offline datą wystawienia faktury jest zawsze data wskazana przez podatnika w polu P_1.

Ad. 2. Moment wystawienia faktury został określony także dla sytuacji opóźnień technicznych lub awarii systemu. W ustawie przewidziano tryb offline przy pracach serwisowych, awarię KSeF, awarię systemu oraz możliwość wystawienia faktury offline w przypadku braku dostępu do internetu.

Ad. 3. Rozliczenie dla podatku VAT (JPK_V7 lub JPK_V7K) składa się do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym. Podatnik może w każdym momencie złożyć korektę, więc okresy przejściowe nie są potrzebne.

Ad. 4. Prawo do odliczenia podatku naliczonego powstaje w okresie powstania obowiązku podatkowego, nie wcześniej jednak niż w okresie otrzymania faktury. Zasada ta obowiązywała wcześniej i będzie obowiązywała także po wdrożeniu KSeF. Ryzyko opóźnienia prawa do odliczenia po stronie nabywcy będzie mniejsze, gdyż faktury papierowe mogą docierać z opóźnieniem, podczas gdy w KSeF datą otrzymania faktury jest data przydzielenia jej numeru.

Ad. 5. Moment wystawienia faktury w KSeF nie musi pokrywać się z faktycznym terminem wykonania usługi. Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, a wystawienie jej w miesiącu kolejnym jest zgodne z obowiązującymi przepisami.

Ad. 6. Kary i sankcje w KSeF będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. Będą one miarkowane zgodnie z KPA, a przy wymierzaniu kary brane będą pod uwagę m.in. waga naruszenia, częstotliwość, uprzednie ukaranie, stopień przyczynienia się strony czy jej warunki osobiste. W przypadku działania siły wyższej organ będzie mógł odstąpić od nałożenia kary.

Ad. 7. Ministerstwo Finansów prowadzi działania informacyjne. W lipcu i sierpniu 2025 r. odbyła się seria spotkań informacyjnych. Planowane jest opublikowanie podręcznika KSeF, rozbudowa strony internetowej o sekcję pytań i odpowiedzi oraz kontynuacja wsparcia przez infolinię i kanały elektroniczne.

Ad. 8. Wprowadzono możliwość dobrowolnego wystawienia faktury w trybie offline24. Faktura musi być zgodna ze wzorem, a jej przesłanie do KSeF musi nastąpić najpóźniej następnego dnia roboczego. Rozwiązanie to chroni przed problemami technicznymi i zapewnia, że data wystawienia faktury będzie odporna na opóźnienia systemowe. Jeśli w czasie dosyłania faktury wystąpi awaria systemu, termin na dosłanie dokumentu wydłuża się do 7 dni od zakończenia awarii.

Źródło: www.sejm.gov.pl

Janusz Kowalski, Poseł na Sejm RP